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12 harte Fragen von Tom Gilb: So wird Ihre Dokumentation besser (7/13)

Entrepreneurship, Fragetechnik, Management
CC by Phil Yorke
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6. Die Frage zu den kritischen Faktoren – Vergassen wir irgend etwas Kritisches?

Es gibt dutzende Faktoren, die den Tod des besten Planes verursachen. Es gibt zu viele Faktoren, die vorgeben alle anderen direkt zu identifizieren und zu kontrollieren. Einige sind so unverständlich und unwahrscheinlich, dass wir ihre ersten Warnzeichen erwarten und darauf hoffen, rechtzeitig zu handeln um Misserfolg abzuwenden.

Tom Gilb weiss, dass die totale Kontrolle über nur ein paar kritische Faktoren ( z.B. Meilensteine, Budgets und zwei kritische Qualitätsbereiche) für die meisten Organisationen wirklich schwierig ist. Das betrifft besonders zu für ehrgeizige, im Wettbewerb stehende Champions.

Aus diesem Grund empfiehlt er normalerweise, dass Planer sich auf die numerische Kontrolle der Zehn wichtigsten, kritischen Erfolgsfaktoren beschränken.

Die Frage „Vergassen wir irgendetwas Kritisches?“ muss immer mit „Ja, natürlich“ beantwortet werden. Aber die Frage darf nicht wortwörtlich interpretiert werden. Gilb findet, dass in Projekten regelmässig versäumt wird, weithin bekannte Faktoren zu identifizieren und kontrollieren, die immer wieder Probleme dadurch verursachen, dass sie ausser Kontrolle geraten. Software Projekte besitzen wohlbekannte Probleme in der Wartungsphase, welche die meisten ihrer Lebenszyklus-Kosten erklären. Aber selten sieht man ein formales Wartungsziel ( z.B. mittlere Dauer der Fehlerbehebung des Programms in weniger als 30 Minuten ) in einem Software Projekt.

Hier noch ein weiteres Beispiel: Die meisten geplanten Projekte versuchen die Anlaufkosten zu schätzen aber ignorieren Schulungs-, Rekrutierungs- und andere Betriebskosten, die künftig auftreten.

Ein anderes Beispiel: Jeder stimmt zu, dass Systeme benutzerfreundlich sein sollten, aber versuchen Sie mal irgendwo ein angegebenes messbares Ziel zu finden.

Wir sind uns einig bezüglich Sicherheit und Flexibilität. Aber versuchen Sie mal das angegebene messbare Ziel zu finden und den Willen zur Erfolgskontrolle. Es reicht nicht aus, mit unseren Händen zu winken und allgemein bekannt Schlagwörter zu rufen. Wird dies getan, verfehlen wir das Ziel und wir versäumen zu realisieren, was wir für den Erfolg brauchen.

Denken Sie nur einfach über Probleme in Ihrem letzten Projekt nach und fragen sich, ob es eine Lektion über Nutzen oder Kosten gibt. Möglicherweise spielt das eine Rolle im neuen Plan.

12 harte Fragen von Tom Gilb: So wird Ihre Dokumentation besser (6/13)

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Einfluss: CC by Cibele Nogueira

5. Die Frage zu den Auswirkungen: Wie beeinflussen Ihre Ideen meine Ziele?

Jeder hat seine Meinung über seine Lieblingsstrategie, Technik oder Produkte. Aber nur wenige liefern begründetet Zahlen, wie sich ihr Vorschlag auf kritische Erfolgsfaktoren wie Nutzen, Qualität, Zeit und Kosten auswirkt. Wir möchten nicht wissen, wie „gut die Dinge im allgemeinen“ sind, sondern wie sie ein bestimmtes Ziel in einem gegebenen Zeitrahmen beeinflussen.

Selbst wenn wir mit Sorgfalt in den relevanten Bereichen suchen, sind Tatsachen schwer zu finden. Aber wir reden über die potentiellen Auswirkungen eines Planes oder Design auf kritischen Erfolgsfaktoren. Sie riskieren Misserfolg, wenn Sie nicht wissen, was die Auswirkungen sind. Deshalb müssen Fragen stellen. Nehmen Sie die Mühen und Schwierigkeiten auf sich, um Antworten zu finden. Sie müssen numerische Schätzungen bekommen. Manchmal reichen eine Zahl, eine Schätzung der Ungewissheit und die Quelle; auch wenn das ganze wackelig ist.

Beispiel: Die Auswirkung auf das Qualitätsziel Zuverlässigkeit beträgt 50% unseres Zieles (+- 20%) < grobe Schätzung von Johann Merr.

Schreiben Sie, dass niemand die wahrscheinlichen Auswirkungen kennt oder dass Sie wohlbegründete Vermutungen machen. Sie lernen sehr viel über die Risiken, die Sie eingehen, wenn Sie einen schlecht begründeten Plan genehmigen.

Einstieg: So wird Ihre Dokumenation besser 1/13
Alle zwölf Fragen zur Dokumentation.
1. Die Frage zu den Zahlen: Warum ist die Verbesserung nicht quantifiziert?
2. Die Frage zu den Risiken: Was sind die Risiken oder Unsicherheiten und weshalb?
3. Die Frage zur Skepsis: Sind Sie sicher? Falls nicht, warum nicht?
4. Die Frage zu den Quellen: Woher wissen Sie das? Wie kann ich das überprüfen?
5. Die Frage zu den Auswirkungen: Wie beeinflussen Ihre Ideen meine Ziele?
6. Die Frage zu den kritischen Faktoren: Vergassen wir irgend etwas Kritisches?
7. Die Frage zum Beweis: Woher wissen Sie, dass es auf diese Weise funktioniert?
8. Die Frage zur Vollständigkeit: Erhielten wir eine vollständige Lösung?
9. Die Frage zur Rentabilität: Machen wir die gewinnbringenden Dinge zuerst?
10. Die Frage zur Haftung: Wer ist verantwortlich?
11. Die Frage zum Beweis: Wie können wir sicher sein, dass der Plan funktioniert?
12. Die Frage zur Kur: Wenn keine Heilung erfolgt, zahlen Sie dann?

12 harte Fragen von Tom Gilb: So wird Ihre Dokumentation besser (5/13)

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CC by Himmel.R
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4. Die Fragen zu den Quellen: Woher wissen Sie das? Wie kann ich das überprüfen?

Viele Leute leiden an einer Quellenamnesie. Sie kümmern sich selten darum, ihre Quellen anzugeben, sagt Gilb. Aber wenn die Quellen nicht dokumentiert werden, können sie nicht leicht überprüft werden. Wenn sie nicht überprüft werden, können sie leicht falsch, veraltet oder nicht glaubwürdig sein. Wenn die Leute wissen, dass Quellen überprüft werden, geben sie sich mehr Mühe, gleich von Anfang an sorgfältiger zu sein. Gilb verwendet eine öffnende spitze Klammer „Tatsache < Quelle“ als einfache Kurzschrift um die Quelle anzugeben und besteht darauf, dass jeder kritische Faktor der Quelle kurz dokumentiert ist. Er macht das zu einem Standard.

Beispiel:
„Unser derzeitiges Serviceniveau beträgt 80% < Qualitätskontrolle, Mai dieses Jahr, Seite 65“

Halten Sie sich jetzt fest. Die meisten Managementdokumente enthalten nach der Bewilligung immer noch zwischen 10 und 50 grösseren Problemen pro Seite! Sie lesen richtig! Tom Gilb weiss, dass Sie diese Zahl als Leser bezweifeln. Seine Quelle? Häufige Mitarbeit in Projekten und strenge Qualitätskontrollen über viele Jahre. Es dreht sich immer um diese Zahlen, egal wer die Überprüfung vornahm.

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Alle zwölf Fragen zur Dokumentation.
1. Die Frage zu den Zahlen: Warum ist die Verbesserung nicht quantifiziert?
2. Die Frage zu den Risiken: Was sind die Risiken oder Unsicherheiten und weshalb?
3. Die Frage zur Skepsis: Sind Sie sicher? Falls nicht, warum nicht?
4. Die Frage zu den Quellen: Woher wissen Sie das? Wie kann ich das überprüfen?
5. Die Frage zu den Auswirkungen: Wie beeinflussen Ihre Ideen meine Ziele?
6. Die Frage zu den kritischen Faktoren: Vergassen wir irgend etwas Kritisches?
7. Die Frage zum Beweis: Woher wissen Sie, dass es auf diese Weise funktioniert?
8. Die Frage zur Vollständigkeit: Erhielten wir eine vollständige Lösung?
9. Die Frage zur Rentabilität: Machen wir die gewinnbringenden Dinge zuerst?
10. Die Frage zur Haftung: Wer ist verantwortlich?
11. Die Frage zum Beweis: Wie können wir sicher sein, dass der Plan funktioniert?
12. Die Frage zur Kur: Wenn keine Heilung erfolgt, zahlen Sie dann?

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CC by kruemi
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3. Die Fragen zur Skepsis: Sind Sie sicher? Wenn nicht, warum nicht?

Viele Leute scheinen sich nicht verantwortlich zu fühlen, für das, was sie schreiben, vorschlagen oder sagen. Jemand anderer hat es ihnen erklärt. Herr Niemand ist verantwortlich. Sie sollten lernen sicher zu sein oder sicher zu sein, dass Sie es nicht sind. Ungewissheit sollte in keinen unsicheren Bezeichnungen angegeben werden.

Wenn Teams, die an vorderster Front arbeiten und planen, erfolgt dies oft unter grösster Unsicherheit. Die Planung berücksichtigt Faktoren wie neue Absatzmärkte, neue Konkurrenten, sowie neue Technik. Wir können diese Faktoren nicht als Entschuldigung benutzen für eine nachlässige Planung. Sie sind der Grund, dass wir eine Disziplin einführen müssen, in dem man feststellt, was sicher ist und was nicht sicher ist und warum.

Wenn jemand behauptet: „LINUX ist der Standard der Zukunft“, fragen Sie ganz einfach zurück: „Sind Sie sicher?“. Lautet die Antwort: „Selbstverständlich, jeder in der Branche sagt das.“, dann wissen Sie, dass dies genau genommen immer noch eine Wischi-waschi Antwort.

Fragen Sie nach:“ Wie viel % unserer Kunden, die unser System nutzen, verwenden LINUX in 5 Jahren?“. Rechnen Sie mit einem „Ich weiss es nicht.“

Reagieren Sie mit: “ Schätzen Sie es bitte und gliedern Sie dies nach unseren Kundenprofilen auf.“

Einige Zeit später erfahren Sie dann möglicherweise: “ Weniger als 40% ( ± 20%)  unserer Kunden verwendet Linux in 5 Jahren.“ Nun, das ist eine etwas präzisere Antwort und drückt genauer aus, was sicher und unsicher sein wird.

Einstieg: So wird Ihre Dokumenation besser 1/13
Alle zwölf Fragen zur Dokumentation.
1. Die Frage zu den Zahlen: Warum ist die Verbesserung nicht quantifiziert?
2. Die Frage zu den Risiken: Was sind die Risiken oder Unsicherheiten und weshalb?
3. Die Frage zur Skepsis: Sind Sie sicher? Falls nicht, warum nicht?
4. Die Frage zu den Quellen: Woher wissen Sie das? Wie kann ich das überprüfen?
5. Die Frage zu den Auswirkungen: Wie beeinflussen Ihre Ideen meine Ziele?
6. Die Frage zu den kritischen Faktoren: Vergassen wir irgend etwas Kritisches?
7. Die Frage zum Beweis: Woher wissen Sie, dass es auf diese Weise funktioniert?
8. Die Frage zur Vollständigkeit: Erhielten wir eine vollständige Lösung?
9. Die Frage zur Rentabilität: Machen wir die gewinnbringenden Dinge zuerst?
10. Die Frage zur Haftung: Wer ist verantwortlich?
11. Die Frage zum Beweis: Wie können wir sicher sein, dass der Plan funktioniert?
12. Die Frage zur Kur: Wenn keine Heilung erfolgt, zahlen Sie dann?

Wie wird man Millionär, Herr Wisser?

Entrepreneurship, ,

Über den Newsletter von Matthias Klopp erfuhr ich über ein faszinierendes Interview, das Nadja Kirsten und Justus Bender mit Claus Wisser führten. Er gründete als Student mit 50 Mark sein Unternehmen und beschäftigt heute über 23 000 Mitarbeiter. Aus dem Interview habe ich vier Stellen herausgenommen, die ich besonders interessant fand.

Wie Claus Wisser die erste Krise bewältigte:
ZEIT CAMPUS: So einfach wird man also Millionär?
Wisser: Von wegen. Einer meiner ersten Großkunden war ein bekannter Süßwarenhersteller, wir sollten abends zehn Etagen putzen. Als es losging, waren von den acht Putzfrauen aber nur zwei da, die anderen hatten mich versetzt!

ZEIT CAMPUS: Was haben Sie getan?
Wisser: Was wohl? Mitgeputzt natürlich! Um zehn Uhr abends kam der Hausmeister: »Junger Mann, das wird wohl nichts mit Ihrer Firma!« Ich schaute ihn an: »Wieso?« Er: »Sie haben nur drei Etagen fertig, und ich schließ jetzt ab. Ich geh heim.« Ich: »Machen Sie nur, ich bleib hier.« Dann hat er zugesperrt, und ich habe alleine die Nacht durchgeputzt. Am nächsten Morgen war alles sauber. Der Auftrag war gerettet.

Was er von Härte hält:
ZEIT CAMPUS: Erfolg muss man sich oft durch Härte erkaufen. Ist es das wert?
Wisser: Ich habe mich immer gegen das Hartsein gewehrt. Bei uns im Unternehmen geht es relativ locker zu. Wir fordern aber auch Leistung.

Was  Wisser davon hält, heute ein Unternehmen zu gründen
ZEIT CAMPUS: Kann man in der heutigen Wirtschaftskrise noch genauso erfolgreich gründen wie Sie?
Wisser: Entscheidend ist, dass man etwas aus seinem Schicksal macht. Das ist wie bei einem Bahnhof. Es fahren ständig Züge rein und raus, ob du einsteigst, liegt bei dir. Und mancher erkennt eben nicht, dass dort der Zug zum Glück steht und er besser einsteigen sollte.

Was Claus Wisser von BWL hält
ZEIT CAMPUS: Kann man ein guter Konzernchef sein ohne abgeschlossenes Wirtschaftsstudium?
Wisser: Ein BWL-Studium hilft vielleicht, eine Bilanz zu verstehen. Wie man aber ein Unternehmen führt, lehrt einen nur die Erfahrung.

Das ganze Interview finden Sie hier: Wie wird man Millionär, Herr Wisser?

Hier noch 3 Linktipps von Mattias Klopp
Ein Artikel zum Mythos der „perfekten Geschäftsidee“:
http://www.gruenderland.de/geschaeftsidee/die-perfekte-geschaeftsidee.html

Und hier zwei mit weiteren Erklärungen und Anleitungen, wie man als Unternehmer Millionär wird:
http://www.gruenderland.de/unternehmensaufbau/reich-werden-als-unternehmer.html
und
http://www.gruenderland.de/geschaeftsidee/richtig-viel-geld-verdienen.html